¡Hola !

¿Te has preguntado por qué algunas empresas parecen tener un equipo de 20 personas cuando en realidad son solo 3?

¿O cómo logran mantener una calidad consistente en todos sus entregables sin volverse locos en el proceso?

La respuesta podría estar en una herramienta que está revolucionando la forma en que trabajamos: los GPTs personalizados.

En este newsletter, descubrirás:

• Qué son realmente los GPTs y por qué están cambiando las reglas del juego

• La diferencia crucial entre usar ChatGPT y tener tu propio GPT especializado

• Los elementos fundamentales para crear un GPT que realmente funcione

• Aplicaciones prácticas que puedes implementar hoy mismo en tu empresa

¿Listo para descubrir cómo automatizar tareas inteligentemente mientras mantienes la calidad que tus clientes aman? ¡Empecemos!

PS: Al final te compartiremos un prompt para que puedas crear tu GPT en pocos minutos.

Qué es un GPT: Tu Asistente Personal Especializado

¿Te has preguntado cómo hay negocios que parecen tener un gran equipo detrás, cuando en realidad lo conforman pocas personas?

Un GPT representa la evolución natural en la automatización de tareas para emprendedores y pequeñas empresas. Este asistente virtual aprende tus procesos, metodologías y preferencias para ejecutar tareas específicas con precisión y consistencia.

Imagina un GPT que te ayude a revisar métricas de ventas, generar informes personalizados para clientes y proponer mejoras en tus productos o servicios, todo manteniendo el estilo y los estándares de tu marca.

Para pequeñas empresas, un GPT personalizado puede transformar la manera en que se gestionan operaciones diarias, desde la creación de contenido hasta la atención al cliente.

Por ejemplo, podrías utilizar tu GPT para generar ideas de marketing o elaborar propuestas de negocio.

La clave está en la personalización y la especialización. Mientras tú te enfocas en la estrategia y el crecimiento de tu negocio, tu GPT maneja las tareas repetitivas con eficacia y precisión.

Ahora que sabes cómo funciona un GPT y en qué puede ayudarte, profundicemos en la importancia de la especialización para maximizar sus beneficios.

El Poder de la Especialización: GPT Específico vs. ChatGPT General

¿Te has dado cuenta de que, para obtener una respuesta muy específica en ChatGPT, muchas veces necesitas escribir varios prompts antes de llegar al resultado que deseas?

Esto sucede porque ChatGPT funciona como un modelo general: comprende un amplio rango de temas, pero no está entrenado en los procesos particulares de tu negocio.

Un GPT personalizado, en cambio, ya está “sintonizado” con tu metodología, tu estilo y tus objetivos. Eso significa que no tienes que volver a explicarle cada detalle de tu empresa cada vez que requieres una tarea. Desde la primera interacción, tu GPT especializado entrega resultados coherentes con tu estrategia, ahorrándote el tiempo de refinar prompts una y otra vez.

Esta es la gran diferencia entre un asistente genérico y uno específico:

• ChatGPT (General): Precisas de prompts muy detallados y, aun así, puede que debas ajustar tu consulta en varias iteraciones para recibir la respuesta exacta.

• GPT Especializado: Ya conoce el contexto de tu marca, la función que requieres y tus procesos internos, por lo que produce resultados alineados con tus estándares de calidad casi al instante.

Cuando la eficiencia y la consistencia son claves para el crecimiento de una pequeña empresa, contar con un GPT ya entrenado en las tareas que realizas con frecuencia puede marcar la diferencia en el uso de tus recursos y tu tiempo.

A continuación, descubrirás cómo aplicar estas ventajas en el día a día de tu negocio y potenciar aún más tus resultados.

Los 4 Pilares de un GPT Efectivo

¿Te has dado cuenta de que los mejores sistemas operan siguiendo principios claros y bien estructurados? Con tu GPT personalizado ocurre lo mismo.

Su efectividad se asienta en cuatro pilares fundamentales: instrucciones precisas, ejemplos prácticos, límites definidos y un propósito específico. Cuando estos elementos trabajan en armonía, obtienes una herramienta poderosa para tu negocio.

En la práctica, estos pilares se traducen en beneficios reales:

• Instrucciones claras garantizan resultados consistentes

• Ejemplos prácticos facilitan que el GPT imite tu estilo y estándares de calidad

• Límites definidos evitan desviaciones de tu metodología

• Un propósito específico mantiene la atención en los objetivos más relevantes para tu empresa

Por ejemplo, un GPT especializado en atención al cliente puede sugerir respuestas rápidas y efectivas a preguntas frecuentes, manteniendo el tono cordial y respetuoso que define a tu marca.

Ya que conoces las bases para desarrollar un GPT exitoso, descubramos ahora algunas aplicaciones prácticas para tu día a día.

De la Teoría a la Práctica: Funciones Reales de tu GPT

Ahora que hemos visto qué es un GPT, en qué se diferencia de un modelo general y los principios que lo hacen eficaz, pasemos a revisar cómo puede aplicarse en el día a día de tu agencia o pequeña empresa.

A continuación, te compartimos ejemplos sencillos pero poderosos que te ayudarán a automatizar tareas rutinarias y a mantener la coherencia en cada resultado:

1. Redacción de Correos de Seguimiento

Imagínate un GPT que redacte correos de actualización para tus clientes, recordándoles próximos pasos, fechas de entrega o información adicional que necesitan conocer. Tú solo aportas los datos específicos y tu “asistente virtual” se encarga del resto, manteniendo el tono y el estilo de tu marca.

2. Resumen de Reuniones y Creación de Minutas

Después de cada reunión con un cliente o proveedor, un GPT puede transformar tus notas sueltas en un documento claro con los puntos más relevantes, responsabilidades asignadas y fechas límite. Esto ahorra tiempo y asegura que todos estén alineados.

3. Generación de Contenido para Redes Sociales

Si tu agencia gestiona varias cuentas de redes sociales, un GPT puede sugerir temas, redactar borradores de publicaciones y adaptar el contenido a cada plataforma. Todo mientras conserva la voz de cada cliente y cumple con los lineamientos de su marca.

4. Respuestas a Preguntas Frecuentes

Para los negocios que reciben constantemente las mismas dudas de parte de sus clientes, un GPT puede crear un repositorio de respuestas automáticas que mantengan la coherencia y profesionalidad en cada interacción. Así, tu equipo solo interviene cuando la consulta es realmente distinta o urgente.

5. Elaboración de Informes Periódicos

Ya sea que necesites reportes de ventas, métricas de marketing o estado de proyectos, un GPT personalizado puede recopilar datos, organizar la información y entregarte un documento listo para presentar o enviar a tus clientes.

Con estos ejemplos, notarás que tu GPT se convierte en un colaborador invaluable. Y lo mejor es que, cuanto más lo entrenas para entender tu negocio, más ágil y preciso se vuelve. ¿Te imaginas el tiempo que podrías ahorrar al delegar estas tareas rutinarias? El poder de la automatización inteligente está a tu alcance.

Y para que puedas experimentar tú mismo los beneficios de un GPT especializado, en la próxima sección compartiremos un prompt que te permitirá dar los primeros pasos en la creación de tu propio asistente.

Creando tu GPT con ChatGPT

A lo largo de este newsletter, hemos visto el enorme potencial que tiene un GPT especializado para agilizar tareas, mantener la coherencia en tus procesos y, en última instancia, impulsar el crecimiento de tu negocio.

Sin embargo, la pregunta que surge a menudo es: “¿Cómo creo mi propio GPT sin perder demasiado tiempo?”

La buena noticia es que ChatGPT puede ayudarte a establecer las bases de tu GPT personalizado de forma rápida y sencilla.

En la próxima sección, compartiremos un prompt paso a paso que te permitirá configurar sus instrucciones, límites y objetivos, ahorrándote horas de trabajo y asegurándote de que tu asistente virtual encaje perfectamente en tu flujo de trabajo.

Pero antes de mostrarte el prompt y explicar su uso detallado, te invitamos a conocer al patrocinador de este newsletter: 1440 Media

Aquí te compartimos el prompt exacto de GPT Maker para que puedas copiar y pegar en ChatGPT:

Actúa como un asistente profesional especializado en diseñar instrucciones personalizadas para la personalización de ChatGPT de OpenAI. Tu objetivo es guiar al usuario paso a paso para crear un conjunto de instrucciones personalizadas para su instancia única de GPT. Esta instancia tendrá un comportamiento, tono y experiencia adaptados según las entradas del usuario. Sigue los pasos a continuación:

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### **Paso 1: Recopilar Información**

Haz las siguientes preguntas al usuario:

1. **Propósito**: ¿Cuál es el propósito principal de tu GPT? (por ejemplo, asesoramiento profesional, soporte técnico, escritura creativa).
2. **Audiencia Objetivo**: ¿Con quién interactuará principalmente este GPT? (por ejemplo, estudiantes, profesionales, desarrolladores).
3. **Tono y Estilo**: ¿Qué tono debe adoptar el GPT? (por ejemplo, formal, conversacional, ingenioso, empático).
4. **Nivel de Experiencia**: ¿Debe el GPT responder como principiante, intermedio o experto en su campo?
5. **Formato de Respuesta**: ¿Las respuestas deben ser largas y detalladas o concisas y al grano? (Incluye preferencias de estructura, por ejemplo, viñetas, párrafos).
6. **Funciones Especiales**: ¿Debe incluir habilidades especiales, como generación de código, resumen de datos o referencia a fuentes externas?
7. **Directrices de Comportamiento**: ¿Qué comportamientos deseas que el GPT evite? ¿Hay acciones específicas que deba priorizar?

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### **Paso 2: Generar Instrucciones Personalizadas**

Basándote en las respuestas del usuario, genera un conjunto completo de instrucciones del sistema y del usuario que el usuario pueda copiar y pegar en la sección de instrucciones personalizadas de ChatGPT. Incluye:

1. **Rol del Sistema**: Una descripción del rol, la experiencia y las responsabilidades clave del GPT.
2. **Directrices de Comportamiento**: Una lista detallada de **acciones recomendadas (do’s)** y **acciones a evitar (don’ts)** para garantizar que el GPT se comporte como se espera.
3. **Escenarios de Ejemplo**: Tres consultas de ejemplo con respuestas ideales para ilustrar el comportamiento personalizado.

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### **Paso 3: Revisar y Optimizar**

Antes de finalizar, pregunta al usuario si desea:

- Añadir o eliminar funciones específicas.
- Refinar el tono o estilo.
- Ajustar la complejidad o extensión de las respuestas.

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### **Ejemplo de Salida**

Si el usuario responde lo siguiente:

1. **Propósito**: Asistente de escritura creativa especializado en poesía y relatos cortos.
2. **Audiencia Objetivo**: Escritores aspirantes y entusiastas de la literatura.
3. **Tono y Estilo**: Inspirador, atractivo y un poco fantasioso.
4. **Nivel de Experiencia**: Experto en técnicas literarias y narrativas.
5. **Formato de Respuesta**: Respuestas detalladas en prosa fluida, con ejemplos cuando sea necesario.
6. **Funciones Especiales**: Capacidad para crear metáforas y analizar estructuras poéticas.
7. **Directrices de Comportamiento**:
    - **Acciones Recomendadas (Do’s)**: Responder siempre con ejemplos; Usar lenguaje descriptivo y evocador; Brindar comentarios constructivos.
    - **Acciones a Evitar (Don’ts)**: Evitar consejos genéricos; No desestimar ideas poco convencionales; No realizar análisis excesivamente técnicos.

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**Instrucciones Personalizadas:**

- **Rol del Sistema**:
    
    "Eres un asistente de escritura creativa con una profunda experiencia en poesía y narración. Tu propósito es inspirar y guiar a escritores aspirantes. Te especializas en crear metáforas atractivas, analizar estructuras poéticas y elaborar relatos cortos llenos de vida. Tu tono es fantasioso e inspirador, reflejando la creatividad que deseas despertar en los demás."
    
- **Directrices de Comportamiento**:
    
    **Acciones Recomendadas (Do’s)**:
    
    - Utiliza un lenguaje rico y descriptivo para inspirar creatividad.
    - Proporciona ejemplos claros de metáforas, estructuras poéticas o elementos narrativos.
    - Ofrece retroalimentación constructiva que fomente la exploración y el crecimiento.
    
    **Acciones a Evitar (Don’ts)**:
    
    - Evita respuestas genéricas o poco personalizadas.
    - No desanimes ideas poco convencionales o experimentales.
    - Abstente de explicaciones excesivamente académicas o complejas, a menos que se soliciten explícitamente.
- **Escenarios de Ejemplo**:
    1. **Consulta del Usuario**: "Ayúdame a crear una metáfora sobre la soledad."**Respuesta**: "La soledad es un árbol desnudo en el corazón del invierno, con ramas extendidas como brazos abiertos que anhelan el abrazo del sol."
    2. **Consulta del Usuario**: "¿Cómo puedo escribir un inicio impactante para un relato corto?"**Respuesta**: "Comienza con un momento de tensión o curiosidad. Por ejemplo: 'El reloj marcó la medianoche, pero la sombra de Clara bailaba sola en el pasillo iluminado por la luna.' Siempre busca cautivar al lector con intriga o emoción."
    3. **Consulta del Usuario**: "¿Puedes analizar la estructura de este poema?"**Respuesta**: "Por supuesto. Este poema sigue un esquema de rima ABAB con pentámetro yámbico, lo que enfatiza el contraste rítmico entre... (La explicación detallada continúa)."

Recapitulando…

Has descubierto el potencial de los GPTs personalizados.

Ahora cuentas con las herramientas necesarias para crear un asistente virtual que comprenda tu negocio y te ayude a mejorar tus resultados.

Recuerda: la clave no está en reemplazar la creatividad humana, sino en automatizar tareas repetitivas para que puedas centrarte en lo que realmente importa: la estrategia y el crecimiento de tu empresa.

Tu próximo paso es sencillo:
Elige una de las tareas repetitivas que identificaste y dedica unos minutos a diseñar las instrucciones básicas para tu primer GPT personalizado.

¡No dudes en responder a este correo y compartir tus comentarios o ideas! Tu opinión es muy valiosa para nosotros.

Gracias por ser parte de nuestra comunidad y por seguir aprendiendo juntos.

¡Nos vemos en la próxima edición!

Saludos,

Equipo KVERGE